Planowanie to trzeci etap cyklu życia projektu. Warto umieć zaplanować projekt: zdefiniować cele metodą SMART, stworzyć harmonogram i przygotować budżet.
Definicja
SMART to metoda, która pomaga tworzyć dobre cele. Każda litera oznacza coś innego.
5 liter SMART:
| Litera | Co oznacza | Co to znaczy | Przykład |
|---|---|---|---|
| S | Specific (Konkretny) | Cel musi być jasny | „Zwiększyć sprzedaż o 20%” zamiast „Zwiększyć sprzedaż” |
| M | Measurable (Mierzalny) | Musisz umieć to zmierzyć | „Sprzedaż 120 000 zł miesięcznie” |
| A | Achievable (Osiągalny) | Cel musi być realistyczny | Biorąc pod uwagę Twoje możliwości |
| R | Relevant (Istotny) | Cel musi mieć sens dla firmy | Wspiera rozwój firmy |
| T | Time-bound (Ograniczony w czasie) | Cel musi mieć termin | „Do końca III kwartału 2024” |
Przykład – zły vs dobry cel
Zły cel: „Chcemy mieć lepszą stronę internetową”
Dlaczego zły: Nie jest konkretny, nie wiadomo jak zmierzyć „lepszą”, nie ma terminu.
Cel SMART: „Do 30 czerwca 2024 uruchomimy nową stronę www, która zwiększy sprzedaż online o 15%”
Dlaczego dobry: Jest konkretny, mierzalny (15%), osiągalny, istotny, ma termin.
Definicja
Harmonogram to plan czasowy – kiedy co robisz.
Co musi być w harmonogramie:
- Kolejność zadań – które najpierw, które potem
- Czas trwania – ile zajmie każde zadanie
- Zależności – które zadanie musi być zrobione przed innym
- Kamienie milowe – ważne punkty kontrolne
- Data początku i końca – kiedy projekt się zaczyna i kończy
Kamienie milowe (milestones)
Definicja
To ważne punkty w projekcie. Warto umieć podać przykłady:
- Zatwierdzenie planu projektu
- Zakończenie fazy projektowej
- Pierwszy prototyp gotowy
- Oficjalne uruchomienie produktu
Przykład: Przy budowie domu kamieniem milowym może być „Ściany stoją” lub „Dach gotowy”.
Definicja
Budżet to plan finansowy – ile pieniędzy potrzebujesz i skąd je weźmiesz.
Co musi być w budżecie:
- Koszty – personel, sprzęt, materiały, usługi
- Źródła finansowania – własne pieniądze, kredyt, granty, crowdfunding
- Kategorie kosztów – rozdzielenie na personel, sprzęt, marketing itp.
- Rezerwa – dodatkowe pieniądze na niespodziewane wydatki (zazwyczaj 10-20%)
Szybka wskazówka
Kategorie kosztów:
| Kategoria | Co to jest? | Przykłady |
|---|---|---|
| Personel | Pieniądze dla ludzi | Wynagrodzenia, szkolenia |
| Sprzęt | Narzędzia, maszyny | Komputery, narzędzia |
| Materiały | Surowce | Drewno, cement, komponenty |
| Usługi | Usługi zewnętrzne | Marketing, transport, konsulting |
| Administracja | Koszty biurowe | Biuro, licencje, ubezpieczenia |
Przykład – planowanie projektu „Otwarcie kawiarni”
Cel SMART:
„Do 1 września 2024 otwieramy kawiarnię w centrum miasta, która w pierwszym miesiącu obsłuży 500 klientów i osiągnie przychód 15 000 zł”
Harmonogram (uproszczony):
- Maj: Remont lokalu
- Czerwiec: Zakup sprzętu i mebli
- Lipiec: Zatrudnienie pracowników i szkolenie
- Sierpień: Testy i przygotowania
- 1 września: Oficjalne otwarcie (kamień milowy)
Budżet:
- Personel: 30 000 zł (wynagrodzenia)
- Remont: 40 000 zł
- Sprzęt: 25 000 zł (ekspres, meble)
- Materiały: 10 000 zł (kawa, herbata, jedzenie)
- Marketing: 5 000 zł
- Administracja: 5 000 zł (licencje, ubezpieczenie)
- Rezerwa: 15 000 zł (10%)
- Razem: 130 000 zł
Źródła finansowania: Własne środki (100 000 zł) + kredyt bankowy (30 000 zł)
Definicja
WBS to rozbicie dużego projektu na mniejsze zadania. Warto umieć pokazać, że rozumiesz tę koncepcję.
Idea: Duży projekt → fazy → mniejsze zadania → konkretne czynności
Przykład prosty:
Podsumowanie
Zapamiętaj:
- SMART – 5 liter: Konkretny, Mierzalny, Osiągalny, Istotny, Ograniczony w czasie
- Harmonogram – plan czasowy z kolejnością zadań i kamieniami milowymi
- Budżet – plan finansowy z kosztami, źródłami finansowania i rezerwą
- WBS – rozbicie projektu na mniejsze zadania
- Umieć stworzyć prosty harmonogram i budżet dla przykładowego projektu
Sprawdź wiedzę