maturabiz.pl | Planowanie projektu

Planowanie to trzeci etap cyklu życia projektu. Obejmuje określenie celów metodą SMART, ułożenie harmonogramu i przygotowanie budżetu.

Definicja

Cele SMART – Metoda formułowania celów: Specific (określone), Measurable (mierzalne), Achievable (osiągalne), Relevant (istotne), Time-bound (określone w czasie). Cele SMART są jasne, konkretne i mierzalne, co pozwala na łatwiejsze monitorowanie postępów i ocenę sukcesu. Metoda ta jest szeroko stosowana w zarządzaniu projektami, marketingu i rozwoju osobistym.

SMART to metoda, która pomaga tworzyć dobre cele. Każda litera oznacza coś innego.

5 liter SMART:

Litera	Co oznacza	Co to znaczy	Przykład
S	Specific (Konkretny)	Cel musi być jasny	„Zwiększyć sprzedaż o 20%” zamiast „Zwiększyć sprzedaż”
M	Measurable (Mierzalny)	Musisz umieć to zmierzyć	„Sprzedaż 120 000 zł miesięcznie”
A	Achievable (Osiągalny)	Cel musi być realistyczny	Biorąc pod uwagę Twoje możliwości
R	Relevant (Istotny)	Cel musi mieć sens dla firmy	Wspiera rozwój firmy
T	Time-bound (Ograniczony w czasie)	Cel musi mieć termin	„Do końca III kwartału 2024”

Przykład – zły vs dobry cel

Zły cel: „Chcemy mieć lepszą stronę internetową”

Dlaczego zły: Nie jest konkretny, nie wiadomo jak zmierzyć „lepszą”, nie ma terminu.

Cel: „Do 30 czerwca 2024 uruchomimy nową stronę internetową. W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 sprzedaż online wzrośnie o 15% względem poprzednich sześciu miesięcy”.

Dlaczego przydatny: Cel wskazuje rezultat, miernik i termin. Wzrost sprzedaży należy mierzyć w określonym okresie po uruchomieniu strony. Osiągalność trzeba ocenić względem dostępnych zasobów, a istotność względem potrzeb firmy.

Definicja

Harmonogram projektu – Plan czasowy realizacji zadań w projekcie, określający kolejność działań, terminy i zależności między zadaniami. Harmonogram pozwala na monitorowanie postępów, identyfikację opóźnień i efektywne zarządzanie zasobami. Jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu projektami, które umożliwia terminową realizację przedsięwzięcia.

Harmonogram określa, kiedy wykonuje się poszczególne zadania.

Co musi być w harmonogramie:

Kolejność zadań – które najpierw, które potem
Czas trwania – ile zajmie każde zadanie
Zależności – które zadanie musi być zrobione przed innym
Kamienie milowe – ważne punkty kontrolne
Data początku i końca – kiedy projekt się zaczyna i kończy

Kamienie milowe (milestones)

Definicja

Kamienie milowe – Kluczowe punkty w projekcie oznaczające zakończenie ważnego etapu lub osiągnięcie istotnego celu, służące do kontroli postępu. Pomagają identyfikować opóźnienia i motywować zespół.

To ważne punkty w projekcie. Warto umieć podać przykłady:

Zatwierdzenie planu projektu
Zakończenie fazy projektowej
Pierwszy prototyp gotowy
Oficjalne uruchomienie produktu

Przykład: Przy budowie domu kamieniem milowym może być „Ściany stoją” lub „Dach gotowy”.

Definicja

Budżet projektowy – Plan finansowy projektu określający przewidywane przychody i koszty niezbędne do jego realizacji. Budżet pozwala na kontrolę wydatków, monitorowanie rentowności i podejmowanie decyzji finansowych. Jest niezbędnym narzędziem w zarządzaniu projektami, które umożliwia efektywne wykorzystanie zasobów finansowych i unikanie przekroczenia kosztów.

Budżet to plan finansowy, który pokazuje, ile pieniędzy potrzeba i skąd będą pochodzić.

Co musi być w budżecie:

Koszty – personel, sprzęt, materiały, usługi
Źródła finansowania – własne pieniądze, kredyt, granty, crowdfunding
Kategorie kosztów – rozdzielenie na personel, sprzęt, marketing itp.
Rezerwa – środki na ryzyka zgodnie z zasadami projektu; jej wysokość dobiera się do oceny ryzyka. W przykładzie przyjęto 15 000 zł.

Szybka wskazówka

Rezerwa budżetowa jest buforem na nieprzewidziane wydatki. Jej wysokość dobiera się do skali i ryzyka projektu.

Kategorie kosztów:

Kategoria	Co to jest?	Przykłady
Personel	Pieniądze dla ludzi	Wynagrodzenia, szkolenia
Sprzęt	Narzędzia, maszyny	Komputery, narzędzia
Materiały	Surowce	Drewno, cement, komponenty
Usługi	Usługi zewnętrzne	Marketing, transport, konsulting
Administracja	Koszty biurowe	Biuro, licencje, ubezpieczenia

Przykład – planowanie projektu „Otwarcie kawiarni”

Cel SMART:

„Do 1 września 2024 otwieramy kawiarnię w centrum miasta, która w pierwszym miesiącu obsłuży 500 klientów i osiągnie przychód 15 000 zł”

Harmonogram (uproszczony):

Maj: Remont lokalu
Czerwiec: Zakup sprzętu i mebli
Lipiec: Zatrudnienie pracowników i szkolenie
Sierpień: Testy i przygotowania
1 września: Oficjalne otwarcie (kamień milowy)

Budżet:

Personel: 30 000 zł (wynagrodzenia)
Remont: 40 000 zł
Sprzęt: 25 000 zł (ekspres, meble)
Materiały: 10 000 zł (kawa, herbata, jedzenie)
Marketing: 5 000 zł
Administracja: 5 000 zł (licencje, ubezpieczenie)
Rezerwa: 15 000 zł (ok. 11,5% budżetu)
Razem: 130 000 zł

Źródła finansowania: Własne środki (100 000 zł) + kredyt bankowy (30 000 zł)

Definicja

Struktura podziału prac (WBS) – Hierarchiczne rozdzielenie projektu na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania i pakiety prac. WBS pozwala na lepsze planowanie, szacowanie kosztów i monitorowanie postępów.

WBS porządkuje zakres projektu; harmonogram określa terminy i zależności. Pakiety prac powinny mieć jednoznaczny zakres, obejmować potrzebne prace i nie dublować się.

WBS to rozbicie dużego projektu na mniejsze zadania. Warto umieć pokazać, że rozumiesz tę koncepcję.

Idea: Duży projekt → fazy → mniejsze zadania → konkretne czynności

Przykład prosty:

Podsumowanie

Zapamiętaj:

SMART – 5 liter: Konkretny, Mierzalny, Osiągalny, Istotny, Ograniczony w czasie
Harmonogram – plan czasowy z kolejnością zadań i kamieniami milowymi
Budżet – plan finansowy z kosztami, źródłami finansowania i rezerwą
WBS – rozbicie projektu na mniejsze zadania
Umieć stworzyć prosty harmonogram i budżet dla przykładowego projektu

Sprawdź wiedzę

Planowanie projektu